The Immigration Reform and Control Act (IRCA) of 1986 requires all U.S. employers, regardless of size, complete a Form I-9 upon hiring of an employee. Please note, employers can use traditional Form I-9s or verify employment through the system called E-Verify. This article focuses on employers using traditional Form I-9s.
Under the Trump administration, we have seen an increase in worksite investigations and audits. The express goal is to make sure businesses are not employing people who are not authorized to work legally in the United States. However, we have seen many legitimate, hard-working small and mid-sized businesses end up a target of the Federal Government. (The Department of Homeland Security, the Department of Labor, and the Immigrant and Employee Rights Section of the Department of Justice are all authorized to inspect an employer’s I-9 forms.) As immigration attorneys, we hear things like: “What is an I-9?” “My business isn’t big enough for a compliance department.” “How do they expect a small business owner to keep up with this too?” “How do I fill this thing out?” Here are the vital things for employers to know:
1. An employer must complete an I-9 at the beginning of employment for every employee he or she hires. Independent contractors do not have to complete the Form I-9; however, be aware of who is and who is not a bona fide independent contractor. ICE will apply their own set of criteria to determine if you have complied with federal law.
2. An employer is required to obtain a Form I-9 on all employees regardless of citizenship or nationality. In other words, even if you have known “Little Johnny” and his parents since he was three years old. If he is coming to work for you for a couple months in the summer, he must fill out the I-9 and provide you with the proper documentation. Failure to obtain a Form I-9 from all employees is a violation of law and could lead to a discrimination claim against your company.
3. An employer must obtain certain documents from the employee. The government requires employees present documents that establish both identity and employment eligibility. Documents are listed on Page 3 of the Form I-9. The employer is not required to keep a copy of the supporting documents; however, we recommend keeping a copy of the documents with a copy of the Form I-9 for all employees. Note: An employer cannot tell the employee which documents to bring. There are also certain requirements on when an employer must reverify and when they cannot reverify.
4. An employer is required to retain I-9s for the later of three years from the date of hire, or one year from the date of termination. Retention of records should be completed in the same manner for all employees regardless of actual or perceived national origin or citizenship status.
5. Form I-9s must be filled out correctly. It is up to the employer to ensure that Form I-9s are filled out correctly. This means that, among other things, I-9s must be filled out completely, signed, and dated.
6. Penalties are substantial. Fines for technical violations (like an employee leaving the date of birth or address like blank or failure to include the date of hire) range from $110 to $1,100 per violation. Fines for substantive violations range from $375 to $16,000 per violation. The federal government can also impose criminal penalties including jail time for certain violations.
7. Auditing and correcting of Form I-9s should be done with care. If the employer takes steps to audit or review his or her Form I-9s they must do it as to not discriminate against any individual or group of employees. Corrections to the Form I-9s must comply with certain requirements. The requirements depend on the section needing to be corrected. Failure to comply with proper correction requirements may also be a violation subject to penalty.
For small business owners, the I-9/E-Verify program may seem overwhelming. It is a requirement by the federal government that employers must be aware of as the fines and penalties can have devastating impacts on their business.
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I-9s- Información vital para los empleadores
La Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA) de 1986 dice que todos los empleadores de EE.UU. tienen que, independientemente de su tamaño, completar un Formulario I-9 al contratar a un empleado. Tenga en cuenta que los empleadores pueden usar el Formulario I-9 tradicional o verificar el empleo a través del sistema llamado E-Verify. Este artículo se enfoca en los empleadores que usan el Formulario I-9 tradicional.
Bajo la administración de Trump, hemos visto un aumento en las investigaciones y auditorías en el lugar de trabajo. La meta expresa es asegurarse de que las empresas no estén empleando a personas que no están autorizadas a trabajar legalmente en los Estados Unidos. Sin embargo, hemos visto que muchas pequeñas y medianas empresas legítimas y trabajadoras acaban siendo blanco del Gobierno Federal. (El Departamento de Seguridad Nacional, el Departamento de Trabajo y la Sección de Derechos del Inmigrante y del Empleado del Departamento de Justicia están todos autorizados a inspeccionar los formularios I-9 de un empleador.) Como abogados de inmigración, escuchamos cosas como: "¿Qué es un I-9?" "Mi negocio no es lo suficientemente grande para un departamento de cumplimiento." "¿Cómo esperan que el dueño de un pequeño negocio se mantenga al día con esto también?" "¿Cómo relleno esta cosa?" Aquí están las cosas vitales para que los empleadores sepan:
1. Un empleador debe completar un I-9 al comienzo del empleo por cada empleado que contrate. Los contratistas independientes no tienen que completar el Formulario I-9; sin embargo, tenga en cuenta quién es y quién no es un contratista independiente de buena fe. El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas aplicará su propio conjunto de criterios para determinar si usted ha cumplido con la ley federal.
2. Es importante que un empleador obtenga un Formulario I-9 para todos los empleados sin importar si tienen ciudadanía o de qué nacionalidad son. En otras palabras, incluso si conoces al "Pequeño Johnny" y a sus padres desde que tenía tres años. Si él viene a trabajar para usted por un par de meses en el verano, debe llenar el formulario I-9 y proporcionarle la documentación apropiada. Si no obtienen un Formulario I-9 de todos los empleados, esto constituye una violación de la ley y podría dar lugar a un reclamo por discriminación contra su empresa. Sin importar si tienen ciudadanía o de qué nacionalidad son.
3. Un empleador debe obtener ciertos documentos del empleado. El gobierno requiere que los empleados presenten documentos que establezcan tanto la identidad como la elegibilidad para el empleo. Los documentos se enumeran en la Página 3 del Formulario I-9. El empleador no está obligado a conservar una copia de los documentos justificativos; Pero, recomendamos conservar una copia de los documentos con una copia del Formulario I-9 para todos los empleados. Nota: Un empleador no puede decirle al empleado qué documentos debe traer. También hay ciertos requisitos sobre cuándo un empleador debe verificar y cuándo no puede hacerlo.
4. Un empleador está obligado a mantener los I-9 para el último de los tres años a partir de la fecha de contratación, o un año a partir de la fecha de terminación. La retención de registros debe ser completada de la misma manera para todos los empleados, sin importar el origen nacional real o percibido o el estatus de ciudadanía.
5. El formulario I-9 debe ser llenado correctamente. Depende del empleador asegurarse de que el Formulario I-9 se llene correctamente. Esto significa que, entre otras cosas, los I-9 deben ser llenados completamente, firmados y fechados.
6. Las penalizaciones son sustanciales. Las multas por violaciones técnicas (como que un empleado deje la fecha de nacimiento o la falta de incluir la dirección o que no incluya la fecha de contratación) varían de $110 a $1,100 por violación. Las multas por violaciones sustantivas varían de $375 a $16,000 por violación. El gobierno federal también puede imponer sanciones penales, incluyendo tiempo en la cárcel por ciertas violaciones.
7. La auditoría y corrección del Formulario I-9 debe hacerse con cuidado. Si el empleador toma medidas para auditar o revisar su Formulario I-9, debe hacerlo para no discriminar a ningún individuo o grupo de empleados. Las correcciones al Formulario I-9 deben cumplir con ciertos requisitos. Los requisitos dependen de la sección que deba corregirse. El hecho de no cumplir con los requisitos de corrección adecuados también puede ser una violación sujeta a penalización.
Para los dueños de pequeñas empresas, el programa I-9/E- programa verificado puede parecer irresistible. Es un mandato del gobierno federal que los empleadores deben conocer, ya que las multas y castigos pueden tener un impacto devastador en sus negocios.
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